Werkdruk kan worden voorkomen door ervoor te zorgen dat werknemers voldoende regelmogelijkheden hebben. Wanneer iemand regelmogelijkheden heeft, is hij beter in staat om knelpunten en problemen op te lossen en kan hij beter voldoen aan de eisen van het werk. Het is frustrerend voor werknemers als ze niet in de gelegenheid zijn zelfstandig problemen op te kunnen lossen, zonder daarbij de hulp in te hoeven roepen van anderen. Betrek werknemers ook bij het opstellen van roosters.
Het is goed de inhoud en de werkzaamheden van alle functies zo te organiseren dat er geen functies zijn met een verhoogd risico op werkdruk of werkstress. Hierbij moet aandacht zijn voor zowel de kwaliteit (moeilijk werk, monotoon werk) van de werkzaamheden als de kwantiteit (te veel werk). Mogelijke oplossingen zijn taakverbreding, taakroulatie en taakverrijking.
Hulpmiddel: klik hier voor functiebelastingsprofielen
Soms kan het zijn dat taken nooit af zijn omdat de kwaliteitsnorm niet duidelijk is. In die gevallen gaan werknemers naar hun eigen maatstaven werken en die kunnen hoger liggen dan nodig en hoger dan de beschikbare tijd en middelen. Dit levert werkdruk op. Zorg dus dat duidelijk is wanneer welke resultaten moeten worden opgeleverd, welke criteria worden gesteld aan de kwaliteit van het werk en wat het doel is van het werk.
Het lukt een werknemer niet altijd om zijn werk goed te doen. Bijvoorbeeld omdat hij nieuw is en nog geen ervaring heeft in het oplossingen van knelpunten. Dit kan werkdruk veroorzaken. Organiseer dus goede functionele ondersteuning naar wens en mogelijkheden en stimuleer dat werknemers bij elkaar om hulp durven te vragen. Speciale aandacht verdienen risicogroepen bijvoorbeeld werknemers in de proeftijd of werknemers die een aangrijpende emotionele gebeurtenis hebben meegemaakt. Individuele begeleiding is ook belangrijk bij het aanpassen van de werkplek. Een goed ingerichte werkplek (bijvoorbeeld voldoende licht, bureaustoel goed afstellen) vermindert lichamelijke belasting en kan daardoor leiden tot minder werkdruk.
Het is goed om periodiek te bekijken of de genomen maatregelen hebben geleid tot de beoogde resultaten. Het is goed om van te voren te bespreken wanneer de evaluatie plaatsvindt en hoe de evaluatie gedaan wordt.
Zie hulpmiddel: inventarisatie checklist OR
Wanneer een werknemer voldoende terugkoppeling krijgt over hoe hij heeft gewerkt en over de kwaliteit van zijn werk, kan hij daarvan leren en zijn werkwijze aanpassen. Terugkoppeling heeft een positieve invloed op de betrokkenheid en motivatie van werknemers.
Het nemen van maatregelen om werkdruk te verminderen is pas echt effectief als van te voren de oorzaken van werkdruk in kaart zijn gebracht. Er zijn verschillende manieren om de oorzaken van werkdruk in de organisatie op te sporen. De meest gerichte manier is het periodiek laten invullen van een checklist/vragenlijst door alle werknemers. Zo krijg je een goed beeld van de oorzaken die binnen het bedrijf spelen.
Zie hulpmiddel: inventarisatie checklist en onderzoek werkdruk en stress voor werknemers
Zie hulpmiddel: inventarisatie checlist werkdruk voor werkgevers
Op het moment dat vastgesteld is dat werkdruk een risico is, moet een gevalideerde en betrouwbare vragenlijst voor verdiepend onderzoek worden gebruikt. Voorbeelden van vragenlijsten voor verdiepend onderzoek zijn:
- WEB Model (Werkstressoren Energiebronnen Burnout-model)
- VBBA (Vragenlijst Beleving en Beoordeling van de Arbeid)
- TNO NOVA Weba
- JCQ (Job Content Questionaire)
- JSS (Job Stress Survey)
- TOMO (Toetsingslijst Mens en Organisatie)
- Internetspiegel
- Werkdruk aanpakken in het MKB (voor het MKB)
Verdiepend onderzoek door middel van een vragenlijst is een methode die vooral geschikt is voor grotere bedrijven (meer dan 50 medewerkers). Dit betekent echter niet automatisch dat deze methode bij kleine bedrijven altijd ongeschikt is.
Ook kan een medewerker tevredenheids onderzoek (MTO) gebruikt worden voor verdiepend onderzoek. In Hulpmiddel 4 Voorwaarden Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) staat beschreven waaraan een MTO moet voldoen.
Een andere mogelijkheid voor nadere inventarisatie van werkdruk, die met name voor kleine bedrijven geschikt is, is het interviewen van (blootgestelde) werknemers door een deskundige derde.
Bij alle onderzoeken geldt dat er sprake moet zijn van een cyclische aanpak.
- Onderzoek
- Analyse uitkomsten
- Knelpunten benoemen
- Doeltreffende maatregelen kiezen
- Maatregelen in plan van aanpak
- Uitvoeren maatregelen
- Evalueren maatregelen. Werkdruk nog niet voldoende beheerst, dan opnieuw beleidscyclus doorlopen.
Zie hulpmiddel: De aanpak van werkdruk. Waar let de Inspectie op.
Het is van belang dat werknemers bij je aankloppen wanneer zij het gevoel hebben dat het werk teveel wordt. Maak het je werknemers gemakkelijk door regelmatig zelf dit onderwerp aan te snijden tijdens bijvoorbeeld een werkoverleg of een functioneringsgesprek. Probeer tijdens die gesprekken aandacht te besteden aan de motivatie en gezondheid van de werknemer, kwaliteit van het werk, de hoeveelheid van het werk en eventueel privéomstandigheden. Zorg ook voor een inloopspreekuur/goede afspraken met de bedrijfsarts of de maatschappelijk werker, zodat werknemers bijtijds aan de bel kunnen trekken.
Zie hulpmiddel: protocol werkoverleg
Zie hulpmiddel: gesprekshandleiding
Zie hulpmiddel: hulp bij verzuimgesprekken
Zie hulpmiddel: de emotionele bankrekening
Zie hulpmiddel: beleid en tips verbetering balans tussen werk en privé voor werkgevers
Zie hulpmiddel: tips voor betere balans tussen werk en privé voor werknemers
Als er sprake is van werkdruk of werkstress dan is het belangrijk om sociale steun te krijgen van leidinggevende of collega's. Tijdens het werk moet er dus gelegenheid zijn om sociale contacten met collega's te onderhouden zodat naar elkaars problemen geluisterd kan worden en om elkaar een hart onder de riem te steken. Als de sfeer slecht is, maak dit dan bespreekbaar en zoek naar oplossingen om de sfeer te verbeteren. Een goede werksfeer houdt ook in dat het normaal is om waardering te tonen. Iemand die waardering krijgt voor zijn werk, heeft meer plezier in zijn werk en heeft minder snel last van werkdruk.
Hulpmiddel: protocol werkoverleg
Hulpmiddel: gesprekshandleiding
Hulpmiddel: medewerkers tevredenheidsonderzoek
Laat werknemers ook meepraten over zaken die hen aangaan of betrekking hebben op hun werk. Bijvoorbeeld veranderingen in de organisatie. Zo blijven ze meer betrokken bij het werk.
Werkdruk kan leiden tot overspannenheid, burn-out en dus uitval. Belangrijk bij de aanpak van verzuim is een goede begeleiding. Zorg dat de werknemer advies kan vragen bij de leidinggevende en de bedrijfsarts en ga samen met de werknemer na hoe deze weer aan de slag kan gaan met aangepaste werkzaamheden of passend ander werk. Medewerkers die door stress verzuimen vallen vaak nog enkele malen uit. Alleen tot rust komen en bijtanken is dus niet genoeg. In kleine stappen weer aangepast werk doen onder goede begeleiding en monitoring is daarin belangrijk. Zo wordt herhaling van klachten voorkomen.
Zie hulpmiddel: hulp bij verzuimgesprekken
Zie hulpmiddel: de emotionele bankrekening
Zie hulpmiddel: beleid en tips verbetering balans tussen werk en privé voor werkgevers
Zie hulpmiddel: tips voor betere balans tussen werk en privé voor werknemers
Een gebrek aan middelen kan de oorzaak zijn van frustratie, werkdruk en stress. Een beveiliger die op het pad gestuurd wordt kan van te voren al stress hebben omdat hij weet dat zijn zaklamp niet goed functioneert. Zorg dus dat de werknemers goed uitgerust op pad worden gestuurd.
